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Wallonie: un portail unique pour les aides aux entreprises

Practice
Par · 14/03/2017
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Le portail électronique des Chèques Entreprises de la Région wallonne est opérationnel depuis la fin de la semaine dernière. Tous les types de chèques (relire notre article paru hier) ne sont pas encore disponibles (ils le seront d’ici juillet) mais plusieurs types de financement peuvent d’ores et déjà être obtenus via ce site. Parmi eux, les chèques Transformation digitale, utilisables pour des audits de maturité (numérique ou cybersécurité). 

Ce nouveau portail unique a été développé en s’inspirant largement du mécanisme pré-existant pour l’octroi de chèques technologiques. Il permet tout à la fois d’accélérer la procédure d’introduction (et d’approbation) d’un dossier et d’en surveiller l’évolution au jour le jour.

Le demandeur pourra par exemple y consulter un tableau de bord où apparaîtra le total de fonds qui lui ont été octroyés, détaillés par type de chèque, la part de ce pactole déjà consommée, le plafond annuel (éventuel) qu’il ne pourra pas dépasser…

Il pourra aussi y suivre le cheminement de son dossier, vérifier quelles étapes d’approbation il doit par exemple encore franchir.

Comment ça marche?

Le site se compose en fait de deux volets: une partie transactionnelle, via laquelle les dossiers sont introduits et gérés, et une partie purement informative où on peut notamment trouver une liste de prestataires (formateurs, coachs, consultants) et des explications sur les différents types d’aides et leurs modalités.

Trois niveaux d’accès sont prévus, associés à des droits d’utilisation gradués: autorité (accès le plus complet, réservé aux demandeurs qui ont autorité à engager/représenter leur entreprise); référent (un collaborateur du chef d’entreprise, par exemple, qui bénéficiera de droits administratifs sur le dossier); information (accès en lecture, sans droit d’action ou de modification sur le dossier).

La première chose à faire par un demandeur, qu’il soit chef d’entreprise ou encore simple porteur de projet, est de s’identifier et de rentrer ses coordonnées. Il doit pour se faire s’authentifier à l’aide de sa carte d’identité électronique. La vérification de son identité sera alors effectuée par comparaison avec certains sources authentiques (Banque Carrefour des Entreprises ou Registre national).

Une fois le dossier (complet) déposé sur la plate-forme, le délai de réponse de l’Administration sera de… 5 jours ouvrés. Promis-juré…

Par la suite, pour utiliser les fonctionnalités du portail, il lui suffira d’utiliser son nom d’utilisateur et son mot de passe. A intervalles réguliers toutefois (quelques mois), le système lui redemandera de s’identifier avec son eID, histoire de vérifier que tout est toujours en ordre.

Lorsque le demandeur (le bénéficiaire ou son prestataire) introduit la requête d’aide financière, il lui faut remplir un petit formulaire et renseigner quelques informations: définition de la prestation voulue (objectif général du projet, but recherché, valeur ajoutée potentielle pour l’économie wallonne, planification de la prestation, devis et, dans certains cas, quelques renseignements supplémentaires (exemple: le pays concerné en cas de stratégie d’internationalisation).

Deuxième étape: la validation du dossier.

Le site propose en téléchargement toutes les pièces à compléter: formulaire de demande de chèque, convention (qui doit être co-signée par le bénéficiaire et le prestataire), test PME (servant à vérifier que la société répond bien aux critères du statut de PME) et un document sur le respect des règles de minimis. Ces documents doivent donc être imprimés, signés, scannés et réintroduits dans le système.

Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Confirmation de la demande de chèque et le dossier commence son parcours en coulisses.

En coulisses mais en laissant de petits cailloux blancs tout au long de son trajet, permettant au demandeur d’en suivre l’évolution via le portail. C’est son tableau de bord personnel qui le renseigne sur les étapes d’approbation encore à franchir, l’avertit de la libération du chèque, le renseigne sur le degré de “consommation” des fonds alloués (pour chaque chèque-entreprise accordé)… En plus de cet affichage passif, des notifications sont envoyées par courriel à toutes les parties concernées dès qu’une étape est franchie.

Parmi les messages que le demandeur recevra, il trouvera notamment, une fois le dossier accepté, une invitation à payer sa quote-part, auprès de Sodexo (opérateur choisi). Dès qu’il a payé sa part, le chèque lui est fourni, qu’il pourra lors faire valoir auprès du prestataire. Ce dernier pourra encaisser la somme à l’issue de sa mission.

La clôture du dossier, elle aussi, se fait en ligne. Lorsque la mission est terminée, le prestataire émet une facture et un rapport de prestation et les télécharge sur la plate-forme. Le bénéficiaire confirme la validité des documents afin que le prestataire puisse recevoir le paiement.

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