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Learnence lance MyMediaZone, pour partager et coopérer en (petite) entreprise

Pratique
Par · 27/02/2020
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Learnence, établie à Gembloux depuis trois ans après avoir vu le jour à Jodogne, s’est au départ spécialisée dans la vidéo interactive et, plus largement, la création, production et diffusion de médias interactifs, pour une large série de débouchés – depuis la captation et l’animation d’événements et de conférences, jusqu’à des productions pour entreprises, production de vidéo-reportages et de contenus en stop motion, en passant par des solutions de création et “consommation” de contenus e-learning.

La création et la production vidéo interactive, et les services qui les accompagnent, restent d’ailleurs l’un de ses axes majeurs d’activités – et, à ce jour encore, la principale source de ses revenus. 

Mais, depuis quelques semaines, une nouvelle offre commerciale a vu le jour, combinant son expertise en création multimédia et celle développée dans le créneau de l’apprentissage dématérialisé. 

Nom de baptême: MyMediaZone.

Cible: essentiellement des PME, petites ou grandes (de 10 à 500 personnes), mais aussi le monde de l’enseignement.

Type de solution? Ici la définition devient difficile. MyMediaZone combine en effet, en une seule plate-forme hébergée dans le cloud, trois fonctionnalités majeures: LMS (learning management system), outil de gestion et suivi de projet, et réseau de partage pour entreprise (messagerie instanaténe, partage d’informations, de connaissances, suivi de fils d’actualités personnalisés…). Une solution que l’on pourrait désigner sous l’appellation très en vogue de “digital workplace” mais ayant comme “ingrédients” de base tout type de document (multimédia) qu’une entreprise est appelée à gérer, traiter, stocker, archiver au fil de ses activités.

Des documents en tous genres et de tout format: capsules vidéo, fichiers audio, présentations Powerpoint, PDF, textes, messages électroniques, posts ou liens vers les réseaux sociaux… Des documents qui s’insèrent dans un fil de discussion, dans l’historique d’un projet, dans les échanges entre employés ou avec un partenaire commercial ou un prestataire, dans un cycle de formation ou de recyclage de compétences…

MyMediaZone c’est un petit goût de Claroline ou de Moddle, une rasade de KnowledgePlaza, un nuage de MySkillCamp. Ajoutez-y le volet outil de collaboration, secouez et mixez le tout et vous obtenez une solution que Learnence a voulu une “anti-usine à gaz”. Suffisamment “souple, personnalisable et aisée d’utilisation” pour convaincre PME, petites structures ou encore établissements d’enseignement de l’adopter.

Multi-usages

Exemples de scénarios d’utilisation? Learnence elle-même utilise désormais MyMediaZone pour assurer le suivi et coordonner l’intervention de toutes les personnes planchant sur un projet de production vidéo en clientèle. 

Sébastien Tollenaere, co-fondateur de Learnence, évoque aussi par exemple la constitution d’un référentiel de modules de formations pour un distributeur de matériels électroniques qui désirerait permettre à son canal de revendeurs de se familiariser avec un nouvel équipement ajouté récemment à son catalogue (caractéristiques techniques, arguments commerciaux…).

Idem pour de la formation interne en entreprise ou pour les besoins d’une école ou d’un organisme de formation.

“Nous proposons, en quelque sorte, un Moodle pour entreprise mais via un outil unique qui permet à une société, ne disposant pas des compétences ou des ressources en interne, de pouvoir utiliser aisément les fonctionnalités, de centraliser l’information, et – surtout – de se passer de développement sur-mesure ou d’intégration entre cinq ou six outils ou applications différentes. Chose qu’une PME ne peut pas se permettre”, souligne Sébastien Tollenaere.

Une autre cible prioritaire identifiée par Learnence est, comme on l’a vu, celle de l’enseignement et de la formation. “Nous avons profité de l’événement SETT (School Education Transformation Technology, début février 2020) pour démontrer aux enseignants présents l’utilité de notre plate-forme, en créant pour la circonstance un ensemble de cours pour le primaire.

 

Sébastien Tollenaere (Learnence): “Les entreprises, de toutes tailles, sont appelées à jongler avec une panoplie toujours plus diversifiée de “plates-formes” et de  canaux – systèmes installés sur site ou délégués dans le “cloud”, sites d’informations, forums, réseaux sociaux… Les entreprises et leurs décideurs ne savent plus où donner de la tête.”

 

D’autres types de clients sont possibles – par exemple des fabricants de matériels, des bureaux d’architectes… Le côté polyvalent de la solution nous incitera sans doute à créer des play-lists spécifiques pour chaque secteur afin de le convaincre sur base d’exemples l’intéressant directement.”

Les contenus sont classés par catégories thématiques, organisés éventuellement en “play-lists” et sont accessibles selon les profils et besoins des collaborateurs.

Lorsque le but est la formation, MyMediaZone propose en plus un module de quiz, afin d’évaluer les compétences, avec octroi de badges. Les tests peuvent être programmés en fin de “play-list” de formation ou après avoir complété un module de formation. Avec passage obligatoire par la case Quiz avant de pouvoir s’attaquer au module suivant. Là encore la société ou l’organisme de formation qui utiliserait MyMediaZone peut librement décider du taux de réussite imposer pour pouvoir poursuivre le parcours de formation.

L’outil génère également les indispensables statistiques: qui a suivi quel module, a passé tel test, combien de modules (contenus, médias) chaque apprenant a consulté à chaque étape, combien de temps chacun a passé sur tel module, combien de fois un même test a été repassé par telle personne…

Accès modulables

Qu’il s’agisse d’un onglet “play-list” (ensemble de ressources de formation, par exemple) ou d’un onglet “projet” (liste de tâches, agenda…), les “médias” (ressources, documents, contenus) créés sont accessibles selon le principe des rôles de chacun. L’administrateur peut ainsi moduler de manière très fine qui a accès à quoi et qui peut faire quoi avec telle ou telle ressource.

Un exemple dans le monde de l’enseignement? On peut imaginer des rôles  tels que enseignant, directeur d’établissement, parent d’élève, élève… et affiner par tranche d’âge (côté élève) ou par type de cours donné (côté prof). Il est possible d’autoriser le directeur à voir les modules proposés mais sans qu’il puisse les modifier ou en ajouter – un droit réservé aux professeurs. Idem si l’on parle d’informations: on peut personnaliser la possibilité pour chaque utilisateur de consulter, de modifier ou non, d’ajouter un commentaire ou non…

Dans le cadre d’un projet, certaines étapes ou tâches seront accessibles à (et visibles par) certains, pas pour d’autres.

MyMediaZone permet de moduler les droits au niveau de chaque “rôle” ou par “groupe”. Par exemple un groupe par classe, par association de parents, par département d’entreprise, voire par compétences ou par thématique. Par exemple, droit d’accès uniquement aux étudiants suivant telle formation dans un centre de compétences, uniquement aux nouvelles recrues d’une société… Cela permet de réserver à un groupe l’affichage, dans la play-list, d’informations les concernant spécifiquement. Ou encore de leur communiquer des infos qui concernent un sujet ou thème qu’ils suivent plus spécifiquement. On peut imaginer, dans le cadre d’une société, que seules les personnes concernées par des informations sur l’e-facturation ou l’intelligence artificielle puissent visualiser et interagir avec les contenus postés à ce sujet dans la play-list…

“Média” = multimédia

Comme indiqué précédemment, les ressources et contenus collationnés dans MyMediaZone peuvent être de différents types: capsules audio ou vidéo (hébergées sur l’infrastructure mise à disposition par Learnence ou sur une plate-forme tierce du genre YouTube), slides, textes, petites animations, PDF, vidéo en livestreaming

Si l’on se retrouve dans un scénario “gestion et suivi de projet”, l’interface prend la forme d’un tableau de bord avec liste de tâches, organisées selon un calendrier précis (avec possibilité de modification par simple glisser-coller). Avec assignation de tâches, timing du projet, définition des différentes étapes (listes de tâches par étape), notification de modifications importantes aux personnes concernées, validation de chaque étape par les personnes autorisées… L’évolution de chaque tâche et étape est soigneusement enregistrée et historicisée à des fins de traçabilité (et vérification des responsabilités des différents intervenants).

Espace privatif

Chaque client de Learnence dispose de son espace MyMediaZone privatif. On l’a vu, la société vise essentiellement le monde de l’entreprise – de toute taille mais en priorité les PME et petites structures. “Des sociétés de 10 à 200 ou 500 personnes, disposant d’un responsable RH par exemple, organisées en départements, avec des habitudes de travail ou des groupes d’âge différents, qui disposent souvent d’informations en pagaille et ne réussissent pas jusqu’ici à l’organiser, à la structurer et à en assurer le suivi. Des sociétés qui ont besoin d’une méthode de travail pour ne plus perdre de l’information, que ce soit pour les besoins de leur propre personnel ou à destination de leurs clients, fournisseurs ou partenaires”, raisonne Sébastien Tollenaere. “Mais ce peut également être par exemple des sociétés ou organismes divers qui veulent s’appuyer sur MyMediaZone pour rendre leurs propres contenus d’e-learning…”

cloud, nuageSolution déployable dans le cloud (ou sur infrastructure interne si le client le désire), développée en responsive design, MyMediaZone est proposé en mode SaaS, selon un tarif fixe dépendant du nombre d’utilisateurs.

Pour les entreprises, Learnence propose deux formules: une gratuite, pour maximum 10 utilisateurs, qui pourront se partager un espace de stockage de 250 Mo, créer et gérer 20 play-lists, à raison de 10 médias par play-list, et 10 projets. Si l’on veut plus de possibilités, il faut passer à la version “personnalisée” payante qui propose 400 Mo par utilisateur pour un tarif de 2,7 euros par mois et par utilisateur. Avec nombre illimité de play-lists, de contenus et de projets pouvant être générés.

Pour l’enseignement, Learnence propose des conditions un rien plus avantageuses. Pour la version gratuite, les écoles ou organismes de formation peuvent ainsi inscrire 25 utilisateurs gratuits, qui bénéficieront d’un espace de 250 Mo  (un “utilisateur”, dans ce cas-là, étant par exemple un élève ou un étudiant). En version payante, le tarif appliqué est de 2,5 euros par an et par utilisateur.

A ces tarifs s’ajoutent encore des prestations facturées séparément: espace de stockage supplémentaire, fonction de gestion de paiement et de facturation (pour les clients qui désireraient monétiser leurs propres contenus de formation), intervention pour déploiement et mise en route de la solution, services d’intégration.

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