Au cours des prochains mois, grâce à un marché-cadre passé par le Segec (Secrétariat général de l’enseignement catholique), quelque 700 écoles du réseau d’écoles francophones qui sont sous sa responsabilité vont se mettre à la téléphonie dans le cloud. Exit les centraux, connexions et contrats passés avec Proximus (essentiellement). Place à une téléphonie plus virtuelle.

La solution qui a été choisie, à l’issue de l’appel d’offres, est celle d’AlloCloud (Eyepea). Pour la circonstance, cette société brabançonne basée à Saintes s’est associée à Panasonic qui fournit les terminaux et qui était déjà un partenaire (via l’une de ses filiales qui revend la solution AlloCloud sous sa propre marque).

Chaque école, selon sa situation, pourra choisir son mode de déploiement, en faisant ou non recours aux équipes d’AlloCloud pour la configuration du central dans le cloud, l’installation des téléphones sur site et la formation des utilisateurs. “Nous serons sans doute appelés à intervenir pour la totalité du processus essentiellement dans le cas des plus petites écoles et des établissements du maternel et du primaire”, estime Jacques Gripekoven, patron d’AlloCloud. “Par contre, dans le secondaire, l’école peut souvent compter sur la présence d’un professeur d’informatique qui pourra procéder lui-même à l’installation. Plusieurs écoles peuvent également se regrouper pour confier la chose à un PO compétent.”

Des économies potentiellement conséquentes

Pourquoi ce changement? Essentiellement pour des considérations de coûts. Le contrat, d’une valeur dépassant les 15 millions d’euros, a été passé pour 4 ans et promet quelques belles économies aux écoles, souligne Jacques Gripekoven.

L’économie vient de la résiliation des contrats de location des centraux mais aussi du coût davantage réduit des communications elles-mêmes, avec même gratuité pour les appels entre écoles ou encore entre écoles et Segec.

L’ancienne téléphonie et la nouvelle, via le cloud…

“Pour les écoles, le gain se situe en termes de charges de communications avec les parents, professeurs, fournisseurs… Il y a aussi les échanges entre établissements. Je pourrais prendre l’exemple d’une commune où trois écoles – maternelle, primaire et secondaire – doivent communiquer fréquemment. Jusqu’ici, elles utilisaient trois centraux différents. Idem pour les lignes…

Les communications entre écoles et Segec sont également fréquentes, pour des conseils, des questions d’ordre juridique, pour organiser le remplacement de professeurs malades… C’est un gros budget, traditionnellement, pour le Segec.”

Une idée de l’ampleur de l’économie? “C’est difficile à estimer, étant donné que les scénarios seront différents selon les écoles mais si l’on prendre pour référence les 40 premiers établissements qui nous ont contacté pour le déploiement, le coût des appels téléphoniques sera divisé par un facteur 5 à 7. S’ajoute à cela la fin de l’abonnement RNIS (40 euros par mois). Certes, les écoles doivent payer les nouveaux terminaux téléphoniques [en plus du “loyer” communications] mais l’investissement consenti sera remboursé en 5 à 6 mois.”

Le Segec semble également avoir rejeté l’idée des “packs trafic” plus traditionnels proposés les opérateurs. Un tarif en apparence avantageux mais qui ne tient pas compte de la saisonnalité de l’enseignement et qui amène les écoles à payer un abonnement même en période de congés et, dès lors, de non “consommation”.

Téléphonie et rien de plus. Quoique…

Le contrat ne porte que sur la téléphonie pure et non sur des services à plus haute valeur ajoutée tels que des communications unifiées, des téléconférences multimédias… C’est le cahier des charges qui l’a voulu ainsi. Mais basculer la téléphonie dans le cloud est-il une bonne idée compte tenu des autres besoins – non seulement opérationnels mais aussi pédagogiques – des écoles?

“Les besoins en téléphonie des écoles sont limités”, estime Jacques Gripekoven. “Ce qui les intéresse en tout premier lieu, c’est d’assurer de bonnes communications, en ce compris pour les utilisateurs amenés à se déplacer au sein de l’établissement. Les organisations plus administratives, comme le Segec lui-même, ont eux des besoins plus évolués: communications unifiées, webconference…”

Il s’agit là d’autres services de communications dont les écoles pourraient également avoir besoin. AlloCloud en est d’ailleurs bien consciente, elle qui, au-delà de la téléphonie cloud, propose aussi des solutions multimédia de collaboration, notamment Meeting Room dont nous vous parlions récemment.

“Le cahier des charges n’avait pas inclus ce genre de possibilités. Mais, en quelque sorte, nous avons anticipé ces besoins. Nous expliquons aux écoles, lorsqu’elles nous contactent pour la phase de déploiement, que certains scénarios pourraient les intéresser. Par exemple, des communications permettant un enseignement à distance pour les élèves qui sont hospitalisés ou malades pendant une longue période. Nous voyons, avec quelques écoles-pilotes, si une telle extension du cadre est intéressante. Cela permettrait aux enfants malades de suivre les cours via intégration de notre solution de web meeting avec le tableau blanc interactif installé en classe. L’enfant malade verrait alors ce que le professeur écrit sur le TBI…

On peut également imaginer une solution d’enseignement à distance, pour tous les élèves, entre plusieurs établissements par exemple, ou encore une plate-forme de collaboration en support du concept de classe inversée, avec enregistrement des cours via notre plate-forme.”

Est-ce à dire qu’AlloCloud pourrait élargir le périmètre du contrat-cadre passé via le Segec? Pas réellement mais le fait est que ce genre de procédure autorise une certaine souplesse pour les attributaires, à condition que les produits et services qu’ils proposent en plus des termes du contrat ne dépassent pas un certain pourcentage de la valeur totale du contrat.