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Unités de soins: gérer les ressources mais aussi les “signaux faibles”

Portrait
Par · 27/06/2018
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Petite société basée à Louvain-la-Neuve, Opal Solutions a vu le jour en 2010 mais ce n’est que depuis deux ans qu’elle a reconcentré ses activités sur deux logiciels destinés à la gestion quotidienne des départements infirmiers des hôpitaux. “Les unités de soins et les départements infirmiers ont longtemps été les oubliés de l’informatisation des hôpitaux”, estime Xavier Rouby, l’un des fondateurs de la société (et ancien collaborateur de Swan Insight). “On y trouve encore de nombreux logiciels épars, développés souvent sur-mesure, non intégrés…”

Gérer les activités, les ressources, faire face aux impondérables, jongler entre soins et actes administratifs tient de l’équilibrisme permanent.

L’ambition de l’un des deux produits Opal – le Careboard – est dès lors de servir d’outil de gestion du quotidien, au sein de ces unités et départements. Développé en collaboration avec des collaborateurs et des équipes de direction de départements infirmiers (notamment à l’Hôpital Saint-Pierre de Bruxelles), Careboard propose, comme son intitulé le laisse supposer, un tableau de bord représentant sous forme graphique (jauges et codage couleurs) les charges de travail, les taux d’activités du service, les paramètres “en souffrance”.

Faire réellement parler les stats

L’un des volets d’information est du genre classique: le système calcule et visualise la charge de travail, en quasi temps réel (réactualisation toutes les 15 minutes), en comparant notamment le nombre de patients avec les effectifs disponibles, en établissant le nombre d’heures prestées etc. Cette fonction, toutefois, va assez loin dans l’analyse détaillée, permettant d’analyser par profil (infirmiers, stagiaires, intérimaires…).

Un autre volet de l’application est plus original – et sert d’ailleurs d’argument différenciateur pour Opal Solutions: le logiciel sert en effet aussi à “recueillir le ressenti du personnel” par rapport à leur charge de travail.

Pour ce faire, les membres du personnel – mais, dans la réalité, c’est surtout les chefs d’unités – encodent, trois fois par jour, leur “ressenti” en choisissant le code couleur qui lui correspond: vert pour situation normale, orange quand la charge se fait lourde, rouge quand la situation devient intenable.

“Le but est de faire remonter rapidement les informations et un signal clair jusqu’aux décideurs.” N’y a-t-il pas un risque de voir le personnel “forcer la note”? “Nous avons pu constater à l’usage que la jauge de ressenti est essentiellement utilisée quand il y a un réel souci. Parce que le personnel se rend compte que c’est un moyen efficace d’attirer l’attention et de susciter l’action du gestionnaire”, commente Xavier Rouby. “C’est un outil qui peut s’avérer particulièrement pertinent dans un cadre de gestion des ressources humaines”.

Opal Solutions imagine d’ailleurs que cette fonctionnalité pourrait vivre sa propre vie, venir se greffer à d’autres outils de gestion dans d’autres secteurs que celui des soins de santé. Ou venir faciliter la tâche de gestionnaire dans des contextes de soins plus difficiles – “par exemple dans des maisons de repos où le recours à de simples time sheets ne suffit pas pour calculer et jauger la charge de travail…”

Troisième volet de la solution Careboard: un journal de bord, pour apport de commentaires, en texte libre, concernant le fonctionnement de l’unité de soins. Pour l’heure, l’encodage et la remontée d’informations, notamment vers la responsable de l’équipe volante d’infirmiers et vers la direction, se fait encore sous forme de simple texte – sans fioritures, du langage “cash”, abréviations et orthographe approximative comprises.

On pourrait imaginer “formater” davantage les commentaires et y appliquer des techniques de reconnaissance et d’analyse sémantique mais c’est prématuré, estime Xavier Rouby: “Tant que l’environnement, au sein des organisations utilisatrices, n’est pas encore mature, nous n’envisagerons pas cette possibilité.

On peut certes imaginer appliquer une dose d’intelligence artificielle, en mode apprentissage automatique, pour analyser les statistiques, mais le fait est que l’environnement demeure essentiellement humain, avec une importante variabilité.” [Ndlr: pour rappel, on parle ici essentiellement de “ressenti” dans un contexte hospitalier fluctuant]

Xavier Rouby (Opal Solutions): “L’outil Careboard permet de détecter rapidement des situations tendues, de déterminer si une unité de soins est ponctuellement en sous-effectif, si les ressources sont correctement allouées, et d’utiliser au mieux les ressources des ‘pools’ mobiles d’infirmières.”

Pour fonctionner, le logiciel Careboard a bien entendu besoin d’être intégré avec d’autres solutions: logiciels RH, DPI (dossier patient informatisé)… A noter que pour l’intégration avec le DPI, Careboard ne recueille que des données strictement anonymisées. 

La piste de l’intégration demeure par ailleurs indispensable, voire essentielle, pour l’avenir du produit et de la société. Xavier Rouby devra donc continuer à utiliser son bâton de pèlerin pour convaincre d’autres éditeurs de logiciels santé, en particulier des acteurs disposant de solutions de type tableau de bord, analyse de données, planification…

Pour l’instant, Careboard est encore déployé sur site (notamment à l’hôpital Saint-Pierre) mais “il a pour vocation d’être une solution hébergée dans le cloud.”

Interneo

Opal Solutions a par ailleurs développé la solution Interneo, un logiciel de gestion centralisée des stages en hôpital, proposé en mode SaaS. Au départ, il s’agissait d’une simple solution de gestion des demandes de stages entre écoles et hôpitaux.

Aujourd’hui, Interneo couvre la totalité du “parcours” d’un stagiaire: depuis l’introduction de la demande par l’école jusqu’au suivi détaillé et quotidien du stage (planification, gestion administrative, création de badge, encodage des horaires, emploi du temps…) et son évaluation. Voire, le cas échéant, la gestion du recrutement en fin de parcours.

Parmi les premiers utilisateurs de l’application: l’hôpital Saint-Pierre de Bruxelles et la Haute Ecole hospitalière Ilya Prigogine de Bruxelles.

A terme, Opal Solutions projette de développer une appli que les stagiaires pourraient utiliser sur leur smartphone afin de gérer directement leurs horaires, attestations etc.

2019, extension à l’international

Opal Solutions repose encore sur les épaules d’une petite équipe (Xavier Rouby, une assistante administrative et deux développeurs) épaulée par deux indépendants qui s’occupent des ventes et du marketing.

A court terme, l’ambition est de renforcer le volet marketing/commercial et de recruter, plus tard, un développeur supplémentaire.

Plus particulièrement pour sa solution Interneo, Opal Solutions caresse dès à présent des espoirs d’internationalisation, en commençant par des destinations francophones: France, Suisse, Grand-Duché de Luxembourg, “éventuellement le Québec”. “Nous avons en tout cas pu valider l’attractivité de nos deux solutions lors du Salon Infirmier qui se déroulait fin mai à Paris dans le cadre la Paris Healthcare Week”.

Mais pour renforcer ses effectifs et franchir l’étape de la croissance (en ce compris à l’international), la société aura besoin d’argent frais. L’autofinancement et les revenus générés avec ses premiers clients ne suffiront pas. Une levée de fonds est donc en préparation qui devrait intervenir d’ici la fin de l’année. Opal espère convaincre des investisseurs tant privés que publics. Pas d’indications par contre sur l’importance de la levée de fonds. Xavier Rouby se contente d’un “financement à hauteur de nos ambitions.” Seule indication: “pour nous attaquer à l’Europe francophone, nous envisageons de disposer d’une équipe de 10 personnes.”

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