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CooperLink: qu’importe le format tant qu’on a le document

Portrait
Par · 21/11/2018
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Une start-up liégeoise, créée en octobre 2017, s’attaque au problème d’échange, partage et utilisation collaborative de documents professionnels. En cause: une multiplicité de formats entre émetteur et destinataire et/ou entre partenaires appelés à travailler dans le cadre d’une transaction ou d’un projet conjoint.

Si la start-up s’est baptisée Think IT Smart, c’est toutefois avec le nom de sa solution – CooperLink – qu’elle entend se faire connaître commercialement (et stratégiquement).

Tour de Babel électronique

SharePoint, Alfresco, Documentum, espaces dans le cloud tels que Google Drive, Dropbox et consorts. La multiplicité des formats, plates-formes et environnements de création, gestion et échange de documents est une réalité à double tranchant. Côté face, la diversité en matière de gestion documentaire et de gestion de projets est source d’innovation, de concurrence, de “richesse” de choix. Côté pile, elle complique sérieusement échanges et collaborations alors même que cela devrait être l’un des avantages.

Tel est le terrain de jeu que s’est choisi l’équipe d’Axel Palmaers, fondateur et patron de Think IT Smart/Cooperlink. “Les entreprises font face à un défi opérationnel réel en raison de la nécessité de gérer plusieurs outils différents ou à cause de la disperson des documents (plans, factures, messages…) en plusieurs endroits – sur site, dans le cloud… Les pratiques habituelles passent par de multiples duplications de documents. Dans le cas d’une société de construction, il n’est pas rare, par exemple, qu’une personne soit obligée de gérer, à temps plein, la duplication des documents sur différents systèmes…” 

Secteurs visés en priorité par CooperLink: “la construction – dans une optique BIM 4.0 -, les bureaux d’ingénieurs, les bureaux de R&D dans le secteur des biotech, les consortiums d’entreprises… Nous visons une clientèle d’entreprises qui ont une certaine taille, pas les PME de moins de 10 ou 25 personnes.” Même s’il n’est pas prioritaire, le monde du retail n’est pas rejeté comme cible potentielle.

Axel Palmaers définit la solution comme un “hub de collaboration”, une plate-forme virtuelle et ouverte destinée à rendre fluide la collaboration entre entreprises en permettant à toutes les parties concernées de conserver les outils et solutions qu’elles ont déployés. CooperLink opère selon trois mécanismes: des connecteurs, des API et une “workplace” avec outil de visualisation Preesm (ce dernier, destiné aux entreprises de moindre envergure, est encore en phase de finalisation et sera exploitable par des ordinateurs de bureau ou mobiles).

Comment ça marche?

Particularité de CooperLink: la solution n’est pas hébergée et gérée dans le cloud. Les documents ne sont gérés et conservés que sur les systèmes de l’émetteur et sur ceux du ou des destinataire(s).

Les connecteurs correspondant aux solutions et formats utilisés sont installés et entrent en jeu automatiquement, évitant à l’expéditeur et au(x) destinataire(s) de devoir systématiquement intervenir lors de chaque publication ou échange de document. Les documents sont en outre cryptés avant expédition. 

Au préalable, l’émetteur aura listé dans son espace de travail virtuel CooperLink la liste des partenaires concernés par un projet, par un échange ou une collaboration sur documents partagés, ainsi que la liste des outils utilisés, des structures de données, et des formats dans lesquels les destinataires souhaitent pouvoir lire et utiliser les documents.

L’initiateur du projet envoie une invitation aux partenaires ou destinataires concernés. Dès qu’ils acceptent l’invitation, ces derniers sont admis dans l’espace CooperLink et pourront donc recevoir les documents concernés. Il suffira ensuite à l’émetteur d’initier le partage de ses documents, dans leur format d’origine. Les destinataires recevront automatiquement, dans le format désiré, les documents ou les versions successives réactualisées.

Créateur ou émetteur de documents et destinataires ou participants d’un projet conservent donc leurs propres outils. Et chacun ne doit gérer que sa propre structure de dossiers et fichiers. “Chaque entreprise a sa propre nomenclature ou sa façon d’intituler ses fichiers”, souligne Alex Palmaers. “Les noms sont parfois très spécifiques et n’ont aucun intérêt pour les partenaires.” La solution CooperLink gomme ces spécificités, permettant à chacun de s’en tenir à ses habitudes.

Les destinataires ou participants ont en outre la possibilité de déterminer les personnes qui, au sein de leur propre équipe, y auront accès, selon un principe d’octroi de droits d’accès en fonction de leur profil ou de leurs fonctions respective.

Catalogue à étoffer

Dès à présent CooperLink permet à des utilisateurs SharePoint, Alfresco, Documentum et Google Drive de s’échanger leurs documents, sans se soucier de conversions ou transformations.

Axel Palmaers (debout à g.): “Simplifier les échanges. Aujourd’hui,  il n’est pas rare qu’une personne soit obligée de gérer, à temps plein, la duplication des documents sur différents systèmes…”

A terme, d’autres solutions s’ajouteront à la liste. Axel Palmaers évoque ainsi les noms de Jira ou encore de Slack ainsi que l’ajout de connecteurs correspondant à des solutions de gestion documentaire, de gestion de projets ou de tâches, plus spécifiques aux secteurs prioritaires visés.

Dernière précision: en guise de modèle commercial, CooperLink a choisi d’appliquer un tarif dépendant des volumes échangés et, pour l’utilisation de la solution Preesm, sur équipement mobile ou desktop, une tarification à l’utilisateur, basée sur un volume de référence.

A noter que seul l’initiateur d’un projet ou d’une collaboration doit ouvrir les cordons de sa bourse. Les partenaires et les participants invités à l’échange peuvent utiliser la solution CooperLink gratuitement. Du moins, tant qu’ils se contentent de “consommer” les documents partagés. Ils devront par contre payer dès qu’ils désirent créer eux-mêmes un projet ou activer un espace CooperLink.

Petit portrait de Think IT Smart/CooperLink

Octobre 2017: création de la start-up
Juin 2018: transformation en société anonyme via levée de fonds; hauteur: 400.000 euros, auprès de LeanSquare et d’investisseurs privés
Octobre 2018: obtention d’une avance récupérable auprès de la Région wallonne ; hauteur: 700.000 euros
29 novembre 2018: lancement officiel de la version 1.0 de CooperLink
Effectifs; 5 personnes, dont 3 en interne (9 personnes ont participé au développement de la solution)
Sociétés ayant joué les bêta testeurs de la solution CooperLink; Arcelor Mittal, le groupe Joly, le bureau d’études Lemaire et NSI.

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