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L’associatif face au numérique: besoin d’outils pour mieux maîtriser défis et projets

Hors-cadre
Par · 30/09/2022
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Le chiffre avait produit son petit effet voici quelque semaine: selon une étude commanditée par la Fondation Roi Baudouin, 48% des Belges sont en situation de “vulnérabilité numérique”, ne possédant pas les compétences numériques nécessaires à leur évolution dans la société et dans les rouages de plus en plus numérisés de leur vie. Pire, ce pourcentage passe à 63% lorsque l’on réduit l’optique à la catégorie “faibles revenus”.

Et le monde associatif n’échappe pas à ce constat somme toute inquiétant pour le bien-être (au sens large) de tout un chacun (même si le numérique n’est pas systématiquement synonyme de mieux-être…). En 2019, la même Fondation Roi Baudouin avait fait réaliser une étude ciblant plus spécifiquement le monde de l’associatif. Conclusion générale: “55% des asbl ne sont pas en mesure de comprendre les outils numériques et de les utiliser” (voir plus loin dans l’article pour plus d’informations et une petite dissection de ce constat). Une nouvelle étude menée un an plus tard confirmait le constat et proposait un cadre et un schéma évolutif pour amener les associations à mieux se saisir du numérique au bénéfice de leurs actions et de leur mode de fonctionnement (voir également plus de détails plus bas).

Le “décrochage” numérique dont souffre donc l’associatif a fait l’objet d’une conférence-débat lors du Salon de l’Inclusion numérique qu’avait organisé ce mois-ci la Ville de Charleroi (relire l’article que nous lui avons consacré). Le but était non seulement de poser un diagnostic, de mettre en lumière les obstacles et difficultés des asbl face au numérique mais aussi de prodiguer quelques conseils pour les contourner ou surmonter.

 

“Trois-quarts des 80.000 asbl de Belgique reposent sur le travail de bénévoles. Il y a donc un gros enjeu de mise en perspective de ce qu’il est possible de faire avec le numérique.”

 

L’un des messages majeurs que faisaient passer les différents intervenants était que les associations doivent avant tout se rendre compte qu’en s’aidant elles-mêmes, en matière d’appropriation du numérique, elles aident également les personnes et publics auxquelles elles s’adressent. D’autant plus que ces publics sont eux-mêmes – et parfois de plus en plus – des “décrochés” du numérique et que leur état de laissés-pour-compte de la société ne fait que s’aggraver.

Freins et obstacles

L’étude 2020 de la Fondation Roi Baudouin, réalisée par le bureau d’études Profacts, avait confirmé que, par ordre décroissant d’importance, le manque de temps, “en particulier pour les plus petites organisations”, le manque de moyens financiers (“il reste difficile d’expliquer que l’argent d’une organisation, destiné à aider le bénéficiaire final autant que possible, sera consacré aux coûts généraux et aux fonctions de support”), la résistance au numérique (“au risque de créer une nouvelle fracture”), et l’absence de “culture de la donnée, de sa collecte, de son analyse et de son exploitation”, étaient les principaux obstacles à l’adoption du numérique par les associations. 

Au sujet de la “culture de la donnée”, notamment, l’étude de 2020 confirmait celle de 2019 lors de laquelle il avait été établi qu’“une majorité (64%) des associations sondées [700] estime que l’utilisation de données comporte des risques pour la sécurité, même si seulement 30% perçoivent des risques éthiques liés à cette utilisation”.

Procéder par étapes

Le rapport de l’étude 2020 de la Fondation Roi Baudouin, en forme de guide pratique, recommandait une démarche progressive d’appropriation numérique par les associations (voir ci-dessous). C’était aussi le message lancé à Charleroi par Jean-Philippe Parmentier, directeur de l’Infopole Cluster TIC, et lui-même anciennement actif dans diverses associations. “Il y a tout d’abord un besoin de prise de conscience et, surtout, une nécessité à bien identifier, définir et sérier les besoins.

Source: NEET Europe

Le numérique peut servir à améliorer les processus. Et cela commence par exemple par des agendas partagés et par le stockage centralisé de l’information pour éviter les réencodages.

Le numérique peut également aider les associations à mieux faire leur métier. Par exemple, si elles sont actives sur le terrain de la réinsertion professionnelle, le fait de pouvoir faire un matching plus automatisé entre offre et demande peut permettre d’aider les bénéficiaires plus vite, autrement, parfois mieux.”

Tous ces conseils peuvent paraître comme des évidences pour quiconque a déjà découvert les potentiels du numérique et de l’informatique mais, souvent, au niveau des associations, il y a une méconnaissance liée à la surcharge de travail, aux “bonnes vieilles” habitudes, parfois à l’âge des bénévoles, à leur propre niveau de conscientisation ou de connaissance numérique… Sans parler de la résistance au changement ou au numérique en général, évoqué plus haut.

Ce qui amenait Yvan Huque, directeur du centre de compétences Technobel (Ciney), à dire que “le b.a.-ba ne consiste pas dans un grand plan mais dans la prioriisation. De toute façon, personne ne sait quelles sont les technologiques qui prévaudront [ou qui seront réellement utiles] dans 12 ou 18 mois…”

Jean-Philippe Parmentier, pour sa part, insistait sur la nécessité qu’il y a pour les associations de “se faire accompagner par une structure compétente dans la formalisation des besoins et dans les potentiels du numérique.”

Il faut y ajouter une autre dimension qu’il convient d’objectiver: la relation entre besoins, solutions potentielles et compétences disponibles (en interne) pour y pourvoir. C’est là une chose sur laquelle planche notamment Technobel – pas uniquement pour le secteur associatif, bien entendu, mais pour l’ensemble du marché du travail. A savoir… élaborer une méthodologie d’évaluation de maturité numérique “afin de pouvoir procéder à un bilan de compétences des travailleurs, avec une gradation en différents niveaux, de quoi pouvoir procéder à une analyse d’écart entre le projet de numérisation, les besoins et les compétences existantes”. Avec, en plus, la définition d’un plan et parcours de formation pour combler les déficiences.

Quel usage du numérique par les associations?

L’objectif des études 2019 et 2020 de la Fondation Roi Baudouin [enquêtes réalisées par le bureau d’études Profact] était de déterminer les usages que font les associations belges du numérique, à quel niveau, dans quel but, ainsi que leur niveau de maîtrise des outils et des informations collectées et gérées via ces solutions numériques.

“De nombreuses associations ne sont pas assez conscientes des opportunités de croissance que leur offre le digital et en ont une vision purement instrumentale: des applications pratiques qui rendent le fonctionnement plus efficace, qui produisent davantage de résultats avec moins d’efforts et qui réduisent les lourdeurs administratives.” Ce qui, en soi, est déjà une bonne chose et une étape importante à franchir. Mais ce que regrettent les auteurs de l’étude, c’est que trop peu d’associations et de personnes y travaillant voient dans le numérique un levier pour faire évoluer leur rôle auprès de leur public-cible, pour améliorer ou réinventer leurs prestations et les rapports qu’elles ont avec les bénéficiaires finaux.

Même parmi les associations qui ont le plus progressé dans l’usage du numérique, l’utilisation demeure donc trop “utilitaire”. La chose se remarque essentiellement dans la manière dont elles utilisent (ou non) les données qu’elles ont à leur disposition – en ce compris au sujet des bénéficiaires de leurs actions. “95% des associations utilisent des données principalement pour satisfaire à des obligations légales, pour faire rapport sur leurs activités et pour réajuster leur fonctionnement.”

En manque (et demande) de compétences

Pas moins de 55% des associations interrogées dans le cadre de l’étude de Fondation Roi Baudouin déclaraient donc en 2019 “ne pas disposer des connaissances et de l’expertise suffisantes en matière numérique”. C’est évidemment plus particulièrement le cas pour celles que l’étude pointe au niveau 0 de maturité numérique (les “éloignées du digital”). 73% dans cette catégorie (qui est toutefois minoritaire parmi l’ensemble des asbl) se plaignent de ce manque de connaissance. Evoquant souvent un manque de temps et de moyens.

Le référentiel européen DigComp répertorie et détaille 21 compétences-clé en matière de numérique.

Mais le sentiment de manquer de compétences est généralisé puisque même parmi les associations les plus “technophiles” et les plus avancées dans une utilisation “innovante”, 46% disent manquer de connaissances et d’expertise. Ces lacunes touchent alors à l’utilisation de technologies plus “évoluées”, voire avant-gardistes, telles que chatbots, réalité virtuelle, impression 3D, blockchain… La plupart de ces “pionnières du digital” disposent certes d’une personne en interne qui s’occupe spécifiquement de solutions numériques mais la perception d’un besoin latent de mieux maîtriser la chose est bel et bien au rendez-vous.

Ce qui amenait l’étude à conclure: “Pour faire un bond en avant, quel que soit leur niveau de maturité digitale, les associations ont besoin d’un coup de pouce”.

Un “coup de pouce” qui, selon leur niveau de maturité, peut prendre diverses formes. Pour les “éloignées” du numérique, il se définit en termes de sensibilisation, de “prise de conscience des avantages du numérique” mais aussi des besoins spécifiques, concrets, de leur association. L’étude préconisait dès lors, pour cette catégorie, une approche par “quick wins”, autrement dit “des applications numériques qui apportent des avantages rapides à l’organisation sans ébranler ses fondements”.

Pour les associations déjà raisonnablement matures, qui ont recours au numérique pour améliorer ou automatiser leurs processus internes et qui y voient un outil stratégique, le “coup de pouce” pourrait prendre la forme d’“exemples de réussites inspirants et d’une aide pour élaborer une stratégie digitale”. Sans oublier un accompagnement technique (seules 10% des associations classées dans cette catégorie – 50% du total belge – disposent d’un collaborateur interne “dédié” au numérique).

Quant aux “pionnières” du numérique, elles auraient intérêt, selon les auteurs de l’étude, à partager davantage connaissances et expériences en réseautant entre elles.

L’étude 2019 de la Fondation Roi Baudouin – “Maturité digitale du secteur associatif en Belgique”

Voici quelques chiffres tirés de l’étude “Maturité digitale du secteur associatif en Belgique” (2019) de la Fondation Roi Baudouin. 700 personnes opérant pour des asbl (de toutes tailles) ont été interviewées pour les besoins de l’étude.

– 72% des associations ne se sentent pas “engagées ou pleinement engagées” dans l’évolution numérique
– 53% des petites asbl (contre 83% pour les plus grandes) affirment que le numérique fait partie de leur stratégie ou de leur “vision”
– une association sur 10 a engagé une personne pour s’occuper à temps plein du numérique
– 21% ne jugent pas nécessaire de se numériser plus qu’elles ne le font déjà

Types de solutions numériques utilisées:
– courriel: 98%
– site Internet: 85%
– réunion en-ligne: 50%
– intranet: 42%
– e-facturation: 41%
– plates-formes de collaboration en-ligne: 34%
– CRM: 23%
– analyse de données: 20%
– solution numérique de collecte de fonds: 20%
– chatbot: 7%
– ERP: 4%

 

Un canevas pour se lancer ou progresser

En 2020, la Fondation Roi Baudouin confiait une nouvelle étude au bureau Profacts et au cabinet de conseil en management Sia Partners pour approfondir les résultats et pistes d’actions potentielles en faveur des associations. 

Pour aider les associations à répondre à cette question et procéder selon une démarche réellement utile, l’étude “Pourquoi digitaliser son association et par où commencer?” propose une grille de priorisation (voir schéma ci-dessous) et un modèle de structuration de leurs activités.  

Au total, Sia Partners a identifié 39 activités typiques d’associations, classées en 12 catégories:
– définition de la stratégie
– pilotage de l’activité
– suivi de l’efficience opérationnelle et des impacts
– communication, positionnement et sensibilisation
– gestion des bénéficiaires et des membres
– coeur d’activité (exécution du service)
– gestion des partenaires
– recherche de financement
– gestion des bénévoles et des salariés
– finance et comptabilité
– achat et logistique
– informatique, légal et risques.

S’y ajoute une liste de 42 compétences numériques, nécessaires pour telle ou telle tâche ou activité.

 

Le rapport indique par exemple que les associations qui n’ont pas encore identifié le bout de l’écheveau par lequel commencer la toile de leur transformation numérique, les cinq axes prioritaires d’action sont les suivants: communication, positionnement et sensibilisation ; coeur d’activités ; gestion des bénéficiaires et des membres ; définition de la stratégie ; suivi de l’efficience opérationnelle et des impacts.

 

“Le dernier grand frein est l’absence de culture de la donnée, depuis sa collecte jusqu’à son analyse et son exploitation. […] De nombreuses associations ne savent pas par où commencer ni où obtenir ces données.”

 

Parmi les recommandations formulées dans le rapport final, on peut lire ceci…

“Pour amorcer ou approfondir la transformation digitale, une association doit dans tous les cas s’entourer de profils digitaux, à tous les étages, pour relayer une culture digitale et former les personnes à l’utilisation de différents outils. […] Selon la composition et la raison d’être de l’association, une attention particulière devra être apportée à l’équilibre entre les différentes générations et leurs rapports au digital.”

Et de préciser qu’il y a donc un “besoin de pluralité de profils, avec des compétences et appétences numériques complémentaires”. De quoi couvrir le mieux possible le spectre – bigarré – des compétences numériques requises. Depuis la gestion et l’administration d’un site Internet ou la publication de contenus vidéo jusqu’à la modération d’une communauté numérique, via les réseaux sociaux, ou la gestion de la réputation de l’organisation – sur les réseaux sociaux, blogs, forums…, en passant par la capacité à réaliser des “enquêtes numériques et des sondages auprès des différents parties prenantes, avec aptitude à segmenter les bénéficiaires en vue d’offrir un service plus personnalisé”. A cet égard, “comprendre les données collectées et savoir les utiliser” peut “crédibiliser l’activité de l’association”.

 

“Le chantier le plus prioritaire à numériser est le groupe d’activité Communication, positionnement et sensibilisation. Historiquement, les associations se sont développées autour du Web et des courriels comme vecteurs principaux de communication vers les parties prenantes. Sans réelle possibilité de feedback. […] Aujourd’hui, il est nécessaire, voire impératif, de développer et d’intégrer une culture de feedback afin de mieux comprendre les attentes des bénéficiaires et parties prenantes, pour capter les informations, fédérer une ou plusieurs communautés autour de l’identité de l’association et de ses valeurs.”

 

Dernière recommandation – essentielle: “pour assurer la cohérence globale de la transformation numérique de l’organisation et la diffusion de la culture numérique au sein de celle-ci, les membres dirigeants doivent développer une stratégique numérique transverse à toutes les activités.”

Le guide publié à l’occasion de l’étude peut être téléchargé via le site de la Fondation Roi Baudouin

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