e-Tutelle: les échanges intra-administrations se dématérialisent

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Par · 15/01/2014

Nominé aux eGov Awards 2013 d’Agoria, le projet “e-Tutelle” figure parmi les 44 priorités de simplification administrative qui devront être concrétisées d’ici la fin de la législature wallonne qui s’achève.

Comme son intitulé le laisse supposer, le projet e-Tutelle concerne les pouvoirs locaux et administrations et, plus précisément, les multiples démarches et échanges auxquels ils doivent procéder au quotidien, non seulement entre eux mais aussi et surtout vis-à-vis de leur(s) autorité(s) de tutelle (essentiellement la Région). Les utilisateurs concernés par e-Tutelle sont donc les communes, les provinces, les intercommunales, les CPAS mais aussi, à l’avenir, les… fabriques d’église. Pour une multitude de documents: actes et délibérations des collèges communaux, budget et comptes des communes, informations sur le cadre du personnel, marchés publics…

Objectif chiffré de ce projet de simplification: alléger la charge administrative des communes de 50%, celle des Provinces de 40% et celle des intercommunales de 30%.

L’objectif du projet e-Tutelle est dès lors multiple: dématérialiser un maximum de démarches et de documents, réduire le nombre de pièces justificatives à joindre aux dossiers, autoriser un suivi en-ligne (par toutes les parties) de l’évolution du dossier…

Et, par la même occasion, mettre un peu d’ordre et augmenter la “lisibilité” des circuits. “La complexité, juridique et administrative, était en effet au rendez-vous: selon le type de pouvoirs locaux impliqués, nombre de législations et processus s’appliquent”, indique Sylvie Marique, Directrice générale de la DGO5, en charge des pouvoirs locaux, de l’action sociale et de la santé. Pas toujours évident de savoir quelle pièce adresser à quelle autorité… “Pour un même niveau de pouvoir, les règles diffèrent même parfois, selon la province où elle se trouve…”

Trop is te veel…

Petit chiffre éloquent? Avant que le chantier e-Tutelle ne soit entamé et jusqu’à sa mise en production, en juin 2013, le nombre d’actes que les “clients” devaient fournir à leurs organes de tutelle respectifs avoisinait les 14.000 unités par an. “Essentiellement dans le cadre de marchés publics”, souligne Sylvie Marique.

Pour diminuer le nombre de pièces jointes aux dossiers soumis à la tutelle, deux principes ont été mis en oeuvre: celui de la confiance, d’une part (on part du principe que les déclarations sont exactes et on ne vérifie que les points douteux), et, d’autre part, celui de l’inclusion automatique de pièces jugées authentiques, qui sont déjà en possession d’autres administrations.

On constate en effet que le citoyen n’est pas le seul à devoir fournir à répétition les mêmes documents à une multitude d’interlocuteurs. C’est également le cas pour les agents administratifs. Petit exemple cité par Sylvie Marique: “le SPF envoie des informations aux communes concernant leur budget. Or, il se fait que la DGO5 doit demander les mêmes documents au SPF…”

L’objectif auquel la DGO5 s’est engagé? “Faire en sorte que, fin 2014, 50% des communes introduisent leurs dossiers à la tutelle via l’application e-Tutelle.” Telle était en tout cas l’exigence posée par le Gouvernement.

e-Tutelle, c’est quoi?

La solution e-Tutelle, développée par NSI, est en fait un e-guichet. Elle prend la forme d’un portail vers lequel les pouvoirs publics peuvent télécharger les documents et dossiers électroniques qui relèvent de leurs échanges avec les divers organes de tutelle (province, intercommunale, Administration régionale).

Aucun logiciel ne doit être installé sur le site de pouvoir local: une simple connexion Internet suffit.

Pour guider les utilisateurs, un canevas a été élaboré pour chaque type d’acte: l’outil en-ligne indique ainsi la nature des pièces justificatives qui doivent être transmises. Tant qu’elles ne sont pas déposées, l’acte n’est pas envoyé. Les pouvoirs publics trouvent également sur le portail des modèles de documents qu’ils peuvent utiliser tels quels (par exemple: des comptes-rendus de délibérations) et des informations sur le fonctionnement de la tutelle.

Le portail leur perm