Faible visibilité des projets publics, manque d’outil de gestion et suivi de projets, multiplicité des silos de données, pas d’intégration du PST (Programme Stratégique Transversal) des communes: WilWay a décidé de s’attaquer au coeur du back-office communal avec un outil de gestion de projets doté d’une couche de communication qui devrait permettre de décloisonner les services communaux et d’informer le citoyen sur l’état d’avancement des projets. Dans un premier temps, la jeune start-up liégeoise a décidé de se concentrer sur le PST et a opéré un rapprochement stratégique avec Inforius, dont elle va devenir une marque.
Dans l’article que nous lui avions consacré à l’automne 2017, Aubry d’Inverno et Martin Collard, les deux fondateurs, expliquaient leur intention d’entrer en contact des éditeurs de logiciels pour pouvoirs publics tels 3P ou Civadis. Ce sera donc finalement Inforius (basé aux Isnes, près de Gembloux).
Aubry d’Inverno: “Les atomes crochus étaient flagrants. Deux de leurs applications, la gestion du courrier administratif et celle des délibérations, ciblent la gestion quotidienne des administrations. C’est aussi notre but avec notre outil de gestion de projets.
Prenons l’exemple d’une crèche. Les courriers pourront être scannés et traités dans l’application d’Inforius, puis injectés dans notre application. L’ensemble des services auront accès à tous les documents au même endroit et verront les informations de façon contextualisée.”
Le citoyen dans un second temps
Selon Aubry d’Inverno, 90% des communes n’ont pas d’outil de gestion de projets. Et lorsqu’il y en existe un, il se résume à de simples feuilles de calcul éparpillées dans les différents services. D’où l’intérêt d’une plate-forme de gestion de projets en-ligne, qui ambitionne de centraliser les différents silos d’information et d’améliorer la communication interne des administrations.
Dans un second temps, il pourra être rendu accessible à la population. “Il faut d’abord que l’outil soit opérationnel et fasse ses preuves “en interne”.
Aubry d’Inverno (WilWay): “Le PST est une la porte d’entrée idéale pour WilWay. Nous avons recours à du Business Process Management pour formaliser techniquement les processus afin de les automatiser au maximum.”
Le PST, obligatoire pour toutes les communes de la Région wallonne dès la prochaine législature, va permettre d’informer l’ensemble des services de l’existence de tel ou tel projet. Via notre plate-forme, n’importe quel service pourra cliquer sur tel ou tel projet pour vérifier son état d’avancement.
Il suffira de cliquer pour pouvoir en ventiler tous les détails: date de début, date prévue de fin, avancement du projet, service et responsable administratifs, répartition du budget,…” Lorsque cette partie sera bétonnée, on pourra décider d’ouvrir le portail au public pour informer le citoyen du travail qui est fait dans sa commune.
“Une fois le projet encodé, il est très simple de le partager en mode public. Mais cela ne peut se faire que lorsque les processus de traitement ad hoc de remontées d’information (questions, demandes de précision, etc.) auront été mis en place et éprouvés au sein des services.”
Premiers contrats début 2019
WilWay a proposé à quelques communes de participer à une phase-pilote devant se terminer à la veille des élections. “On a beaucoup travaillé avec Floreffe et Hannut car ces communes étaient déjà dans le projet-pilote de la Région wallonne et de l’Union des Villes de Communes pour le PST. Elles avaient une vue concrète du dossier et savaient précisément ce qu’elles voulaient. La collaboration avec d’autres communes comme Hastière, Waterloo, Bièvres ou Villers le Bouillet est plus à géométrie variable.”
Une fois la phase-pilote bouclée, les premiers projets devraient démarrer en février ou mars 2019. Le modèle économique? Une tarification forfaitaire, à l’année, dans des échelles de coût allant de 2.500 euros pour les petites communes (jusqu’à 5.000 habitants) à 5.000 euros pour les plus grandes (jusqu’à 25.000 âmes).
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