Un PUBLI-CONSEIL signé Konica Minolta – De nombreuses organisations ont investi ces dernières années dans des systèmes de numérisation de leurs documents afin d’augmenter leur efficacité et leur rentabilité. Bien que cet investissement représente un premier pas important et contribue à la réduction de montagnes de papier, il est souvent aussi à l’origine de nouveaux défis.
Comment, par exemple, s’assurer que les documents numérisés soient faciles à retrouver et restent accessibles dans votre réseau ? Ou encore que les règlementations en matière de stockage et de conservation des documents soient respectées ?
Après un passage au numérique, il est fréquent que les employés du bureau aient des difficultés à retrouver les informations souhaitées, en raison du grand nombre de fichiers. En réalité, la montagne de papier s’est transformée en une dépotoir, en “décharge” digitale, et vous n’êtes pas vraiment plus avancé qu’avant. Le résultat est un stress accru pour vos collaborateurs, à cause du temps fou qu’ils passent à rechercher les informations dont ils ont besoin.
Résultat: des coûts plus élevés, une efficacité réduite, et des lacunes en termes de durabilité. Ce qui restreint fortement, voire supprime totalement, les gains de productivité recherchés.
Après un passage au numérique, il est fréquent que les employés du bureau aient des difficultés à retrouver les informations souhaitées. Résultat: des coûts plus élevés, une efficacité réduite, et des lacunes en termes de durabilité.
Le continuum de l’imagerie documentaire se structure en trois phases : Scan & Store, Scan & Control et Scan & Find. Chacune de ces méthodes peut contribuer à maintenir le bénéfice de productivité escompté.
Scan & Store
De nombreuses organisations investissent dans des imprimantes multi-fonctions (MFP) pour obtenir les avantages de productivité qui vont de pair avec le passage du papier à un format numérique.
Ce processus est porteur d’améliorations sensibles au niveau de la productivité et de la précision, et réduit les coûts. Et il influence à peine le fonctionnement habituel de l’entreprise.
Par exemple, les organisations qui, de manière générale, n’ont pas à respecter des exigences réglementaires strictes pour la gestion des documents permettent à leurs utilisateurs d’utiliser un processus simple pour le scanning des documents, avec des fonctions de base comme le marquage et le routage manuels des documents.
Cette méthode est idéale pour des quantités relativement modestes d’informations (numériques).
Scan & Control
Dans le cadre de cette méthode, les procédures de numérisation sur le système MFP sont complétées de manière à permettre le respect des règlementations et exigences légales que doivent généralement garantir les entreprises ayant des flux documentaires beaucoup plus volumineux.
Scan & Control est un système de gestion documentaire destiné à un usage intensif. Il est généralement utilisé par des entreprises devant respecter des règlementations strictes, comme par exemple les établissements de soins de santé, les entreprises du secteur juridique et les fournisseurs de services financiers.
Un système de gestion documentaire, ou même un système ECM (Enterprise Content Management), vous permet de faire un usage optimal de tout votre contenu. Cette stratégie a souvent un impact important sur les processus opérationnels et est généralement mise en oeuvre pas à pas, sous la surveillance d’un manager.
Scan & Find
Cette option s’insère entre la phase Scan & Store et la phase Scan & Control et est idéale pour ceux qui ont entamé leur processus de transformation numérique mais n’ont pas encore besoin de toutes les possibilités offertes par Scan & Control.
La solution est basée sur une technologie légère, appelée “indexation d’entreprise’”. Il s’agit d’une méthode pratique, non disruptive, qui permet de transformer votre dépotoir digital en moteur de productivité pour l’entreprise. Relire, à ce propos, cette autre publiscopie de Konica Minolta.
Les informations essentielles contenues dans les documents scannés et les fichiers présents sur le réseau sont indexées automatiquement et trouvables immédiatement par les utilisateurs autorisés, même si le nom d’un fichier a été mal orthographié. De plus, cette méthode ne requiert ni la suppression d’éléments applicatifs existants, ni le réaménagement de vos stockages.
Il s’agit d’une solution idéale pour les organisations qui trouvent la méthode Scan & Control trop extrême mais qui cherchent néanmoins à améliorer leur gestion du temps, leur efficacité et leur rentabilité. Ou qui sont prêtes à passer à la deuxième phase de la maturité ECM.
C’est donc la phase de maturité digitale dans laquelle se trouve votre entreprise qui déterminera la méthode qui aura votre préférence.
Chaque système dans le spectre de l’imagerie documentaire a ses avantages. Chacun contribue à améliorer les performances, l’efficacité générale et les workflows et à réduire les facteurs négatifs tels que le stress, les coûts opérationnels élevés et les erreurs (humaines). Ces solutions représentent les dernières étapes pour réellement optimiser la productivité et relever les défis inhérents à la transformation numérique.
Business Development Expert ITS
Konica Minolta Business Solutions Nederland BV
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