La société EMAsphere a vu le jour suite au lancement du projet “GPS2Entreprise” en 2013. Elle a été créée par des anciens d’Odyssey Financial Technologies, éditeur spécialisé dans les solutions bancaires (banque privée, gestion de patrimoine) revendu en 2010 à Temenos (Suisse).

Le quatuor, composé d’Antoine Duchateu, de Hughes Vandepeutte, de Didier Vankeerberghen et d’Eric de Belder, a voulu proposer un outil de gestion d’entreprise, à destination notamment des PME et start-ups, qui leur procure une vision précise de l’évolution de leur société tout en garantissant la pertinence des données. Et cela, “de la manière la plus intuitive possible”, souligne Didier Vankeerberghen, co-directeur général d’EMAsphere, “de telle sorte que la solution soit utilisable par des non-financiers, voire même des non-gestionnaires comme le sont souvent les patrons des PME et des start-ups. Plus que d’un logiciel, ce type de responsables a besoin d’une solution d’accompagnement.”

Tableau de bord comptable

Résultat: un outil certes financier et comptable, baptisé EMAfinance, mais qui se rapproche davantage du concept de tableau de bord (visualisation et analyse des chiffres, potentiel de zoom sur les détails…) et de l’aide à la décision. “De quoi présenter et partager de façon visuelle des informations a priori complexes telles que la situation de la trésorerie, les revenus et coûts, le compte de résultats, les performances d’un produit, par filiale ou en vue consolidée…”

Visualisation de la ventilation des coûts, avec EMAfinance. Sur base des données comptables.

Le but est de permettre aux utilisateurs de se servir de leurs données comptables “non pas uniquement, comme c’est souvent le cas aujourd’hui, pour se mettre en ordre par rapport aux autorités fiscales ou de TVA, mais pour utiliser réellement les données comptables comme outil de gestion et de pilotage de l’entreprise”, insiste Didier Vankeerberghen.

“La société a été créée par des personnes qui sont toutes, elles-mêmes, des entrepreneurs au départ. Nous sommes ou avons été actifs comme consultants, administrateurs, investisseurs dans des start-ups, coachs dans le réseau Entreprendre…

Le constat que nous avons posé est que le problème que rencontrent les petites structures est systématiquement un problème d’outil de pilotage. Tenir à jour l’information est une tâche lourde et complexe, qui implique de l’intégration de données. Les responsables de PME sont par ailleurs des gens débordés. Par ailleurs, les informations qui sont soumises aux conseils d’administration ne sont pas toujours le reflet de la réalité. Parfois parce qu’on désire cacher certaines choses…”

Face à ces constats, les fondateurs d’EMAsphere ont voulu créer un outil “qui recèle les compétences dont a besoin par exemple un conseil d’administration pour agir efficacement.”

Clientèle visée: les PME (de 15 à 300 personnes) et petites ou jeunes structures, mais aussi les fiduciaires et experts-comptables, voire même des sociétés de plus grande taille.

Jouer la différenciation

Des logiciels de gestion financière ou commerciale, spécifiquement orientés tableau de bord, analytique et visualisation, ou incluant une certaine dose de fonctionnalités de ce type, ce n’est pas cela qui manque sur le marché.

Qu’est-ce qui distingue donc la solution EMAfinance? Didier Vankeerberghen pointe plusieurs arguments. A commencer par le fait qu’il s’agit d’une solution hébergée (cloud), de quoi éviter à la société cliente de devoir se constituer sa propre infrastructure, de devoir veiller aux opérations de sauvegarde, de maintenance, etc. Le modèle de tarification suit une échelle de prix évoluant avec le chiffre d’affaires de la société ; le nombre d’utilisateurs permis, lui, est illimité.

Didier Vankeerberghen: “encourager une actualisation plus régulière des données comptables, y des non-financiers, voire même des non-gestionnaires comme le sont souvent les patrons des PME et des start-ups.”

Deuxième élément différenciateur: le fait que le logiciel se greffe directement sur la comptabilité – et non sur une base de données commerciale par exemple, pour générer les indicateurs de suivi de gestion. “Puiser les données directement dans la comptabilité garantit une totale cohérence au chef d’entreprise pour évaluer et piloter ses activités. Par exemple, en étudiant les revenus par client, par géographie, les coûts par département, l’évolution positive ou négative de son entreprise… Chose que ne permet pas de faire leur outil classique qui reste Excel, trop compliqué, exigeant trop de manipulations, sources potentielles d’erreurs. S’y ajoutent encore les potentiels budgétaires et prévisionnels de notre solution.”

En rendant les données comptables (arides) plus compréhensibles et “actionnables”, l’espoir est aussi d’“encourager une actualisation plus régulière de ces données, non plus une fois par trimestre mais à un rythme mensuel.”

Par rapport à un outil de BI, les auteurs d’EMAfinance revendique une mise en oeuvre plus rapide, “un outil prêt à l’emploi. On ne part pas d’une page blanche où il faut tout définir.”

Autre caractéristique de la solution: son côté “collaboratif”. Les utilisateurs peuvent en effet associer des commentaires aux différents éléments d’informations comptables, pour souligner une tendance, demander des précisions sur un chiffre, convenir d’une action à prendre… “Tout le monde – chef d’entreprise, directeur financier, fiduciaire, administrateur, consultant en stratégie… – peut suivre ces commentaires et être averti, selon le niveau d’accès qui lui est octroyé. C’est un précieux outil pour la gouvernance”, souligne Didier Vankeerberghen.

Didier Vankeerberghen: “Nous avons opté pour un modèle tarifaire qui ne soit pas lié au nombre d’utilisateurs afin de fédérer toutes les personnes-clé autour des indicateurs afin d’optimiser les performances de l’entreprise.”

“C’est sciemment que nous avons opté pour un modèle tarifaire qui ne soit pas lié au nombre d’utilisateurs. Cela permet de fédérer toutes les personnes-clé autour des indicateurs afin d’optimiser les performances de l’entreprise.”

Autre potentiel auquel la société accorde beaucoup d’attention – et qui fera encore l’objet de développements, notamment en termes de visualisation: les fonctions d’alertes et de notifications. Elles pourront être définies de manière personnalisée et modulable, à partir des indicateurs retenus, selon des dépassements de seuils ou en cas de survenance d’anomalies. Du genre: avertir par sms ou mail telle personne dès que le client x doit plus de x euros à plus de 45 jours. Ou encore: une alerte lorsqu’une action prioritaire n’a pas été prise à la date fixée.

“Le but est de permettre au responsable d’agir rapidement, d’anticiper…”

Plusieurs versions

La solution d’EMAsphere sera déclinée en plusieurs versions, en fonction des publics visés. Pour l’heure la société propose deux premières moutures:

• EMAfinance: outil d’analyse des résultats comptables
• EMAfinance+ : version dotée de potentiels d’analyse budgétaire et prévisionnelle, auxquels seront également ajoutés ajoutera des potentiels de projections et de simulation de trésorerie

Une version spécialement développée pour une utilisation sur smartphone devrait être disponible d’ici quelques mois.

Et une solution EMAenterprise qui pourra gérer des indicateurs non financiers et qui sera déclinée par secteur d’activités (maisons de repos, services IT, cabinets d’avocat, métiers de la construction…).

Cette future solution, qui devrait faire son apparition l’année prochaine, nécessitera le choix et le développement d’indicateurs (KPI) personnalisables ainsi que le développement de supports visuels “proposés par défaut mais adaptables” et de connecteurs spécifiques aux divers secteurs d’activités.

Cherchons partenaires…

Pour se faire une place sur le marché, en ce compris à l’international et dans la perspective d’une offre déclinée par secteurs d’activité, EMAsphere s’est lancée dans la quête de partenaires “ayant une véritable valeur conseil à apporter aux PME”. Du genre consultants PME, directeur financiers interim. Deux premiers commerciaux ont été engagés pour développer un réseau de partenaires en France.

Des négociations sont également engagées pour identifier des partenaires pouvant apporter un support technique aux partenaires business ou encore développer des interfaces et connecteurs.

Pas besoin par contre de partenaires au profil d’installateur ou d’intégrateur dans la mesure où l’infrastructure, rappelons-le, est gérée dans le cloud – hébergement chez Amazon dans l’état actuel des choses.