Gérer un projet, en soi, n’est jamais une sinécure mais dès l’instant où plusieurs intervenants et sociétés sont concernés, les choses se compliquent sérieusement.
D’où l’idée de confier à une application le soin de gérer, vérifier, coordonner les multiples rôles, tâches et interactions des parties prenantes.
C’est ce que propose de faire le produit StratEx, co-développé par Abdelkrim Boujraf d’Alt-F1.
Objectif: procurer une vision claire des étapes déjà franchies ou encore à effectuer, rappel automatique de dates-butoir, encadrement des actions (notamment pour respecter agenda et budget), suivi de la totalité du “trajet”- depuis la signature du contrat initial jusqu’au paiement des parties prenantes.
Parmi les clients visés: les PME. “StratEx s’adresse par exemple à des PME ou TPE qui doivent par exemple répondre à des appels d’offre, qui introduisent des demandes de subsides, participent à des projets ou appels à projets (régionaux ou européens), sous-traitent de projets à des intervenants extérieurs (éventuellement en offshore), fournissent des prestations pour des clients publics qui sont plus exigeants sur les processus de gestion des prestations…”
Rester dans les rails
Disponible depuis ce mois d’avril, StratEx (contraction de “strategic execution”) se définit comme un “outil d’automatisation de suivi de projet” qui permet à toutes les parties prenantes (consultants, responsables métier, chefs de projet et membres de leurs équipes, intervenants extérieurs, personnes chargées des développements) d’effectuer un suivi efficace du projet – dans sa globalité mais aussi dans chacune de ses composantes.
La solution se défend d’être un logiciel de gestion de projets de plus. Il vient au contraire compléter et s’intégrer avec d’autres logiciels connus, tels que Clarity, Primavera EPPM, MS Project ou SharePoint, et supporte en outre les principaux frameworks et méthodes (RUP, ITIL, TOGAF…)
Si le marché pullule déjà d’outils de gestion de projets, ils sont, aux yeux d’Abdelkrim Boujraf, peu efficaces et peu pratiques pour l’une des cibles visées, à savoir les PME et TPE.
“Microsoft Project n’est pas réellement utilisable au quotidien, pour effectuer un suivi au jour le jour”, estime-t-il. “Il est plutôt utile, par exemple, pour remettre une offre. Des outils tels que Clarity de CA ou Primavera EPPM (Enterprise Project Portfolio Management) d’Oracle sont des solutions lourdes, plutôt orientées gestion de portefeuille de projets. 80% du marché est constitué d’une foule de solutions, du genre Basecamp ou Asana qui sont davantage des to-do lists.”
StratEx est le fruit d’une expérience acquise notamment par Abdelkrim Boujraf lorsqu’il était appelé à plancher sur des projets de grande envergure. L’outil s’inspire notamment d’une situation concrète qu’il a vécue alors qu’il travaillait pour Unisys sur un projet européen impliquant de nombreux intervenants dans divers pays. Quelques chiffres? Le déploiement concernait plus de 30 pays, 9.000 “délivrables”, plus de 400 utilisateurs. Il a donné lieu à 4.000 réunions, a impliqué jusqu’à 70 parties prenantes ayant leur mot à dire…
D’où l’idée de créer StratEx mais pour en faire un outil utile aux plus petites structures, par exemple les PME locales qui veulent pouvoir gérer plus aisément et efficacement leur participation à un appel à projets ou à un consortium pan-européen.
StratEx permet de gérer les délivrables, réunions, sous-contractants, la production des rapports, les contrats, les actions successives, les risques, le suivi contractuel du projet à long terme – par exemple, dans le cadre d’un projet FP7 ou Horizon 2020…
“L’outil”, explique Abdelkrim Boujraf, “procure dynamiquement des informations aux équipes et aux divers intervenants sur la nature de leurs tâches, au jour le jour. Quand tel élément doit-il être livré, quand tel paiement sera-t-il effectué, qui travaille sur quel document, quel fichier doit être téléchargé ou envoyé… Il automatise au maximum tout ce qui est rébarbatif dans une gestion de projet.” De quoi aussi veiller au bon déroulement des choses, en respect des règles et conventions. Quelques petits exemples: le contrôle et l’application des conventions de nommage (naming conventions), la génération largement automatisée de rapports (sur l’état d’avance des délivrables, des paiements…) ou encore la gestion de listes de risques. “Certains organismes publics, tels InnovIris, l’exigent”, souligne Abdelkrim Boujraf. “Pour une PME, c’est donc la promesse que si elle répond à un appel d’offre initié par InnovIris, elle disposera avec StratEx d’une solution “pousse-bouton”, avec des rapports qui sont générés automatiquement, dans le format demandé. InnovIris demande par exemple à avoir des rapports sur les coûts engendrés, sur ce qu’un projet, un investissement rapporte à la société. Cette rigueur se retrouve dans les projets qui sont pilotés par d’autres instances, que ce soit à la Région, au fédéral ou au niveau européen…
Alléger la note
Autre argument qui permet au produit de s’adresser aux PME: sa tarification. StratEx peut être installé sur site, sur les systèmes du client, ou être “consommé” en mode SaaS (hébergement dans un cloud privé ou public – ce dernier étant MS Azure). Tarif: de 20 à 40 euros par mois et par utilisateur.
En plus de l’outil proprement dit, Abdelkrim Boujraf via sa société Alt-F1 peut également procurer des services d’accompagnement à ses clients: encadrement du gestionnaire de projet, définition du “project management practice”, structuration de la documentation, conseils en matière d’élaboration de tableaux de bord..
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